Tietosuojalausunto

TIETOSUOJAILMOITUS

Huhtikuu 2020

www.link2trials.fi

 

Tietoa meistä

Link2Trials on yleisessä tietosuoja-asetuksessa (jäljempänä ’tietosuoja-asetus’) tarkoitettu henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä.

 

Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Kun rekisteröit tilin, sinua pyydetään aluksi antamaan seuraavat tiedot:

  • Tilin luomista varten pyydämme sinulta sähköpostiosoitetta ja salasanaa.

 

Kun olet vahvistanut sähköpostiosoitteesi, pyydämme sinua täydentämään profiilisi antamalla seuraavat tiedot:

 

  • Pyydämme nimeäsi, osoitettasi, postinumeroasi ja asuinpaikkaasi, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä esimerkiksi tapaamisten järjestämistä tai tietojen lähettämistä varten.
  • Lisäksi tarvitsemme puhelinnumerosi, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse ja lähettää muistutusviestejä. Käytämme osoitettasi, postinumeroasi ja asuinpaikkaasi, jotta voimme näyttää sinulle (paikallisia) kokeita ja tutkimuksia, jotka toteutetaan tietyn matkan säteellä osoitteestasi.
  • Aikavyöhykettäsi ja sijaintiasi koskevia tietoja käsitellään, jotta sinulle voidaan näyttää oikea kellonaika ja kieli.
  • IP-osoitettasi käytetään tilisi suojaamiseen.
  • Tarvitsemme myös jo tallentamasi sähköpostiosoitteen, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse esimerkiksi vahvistus- ja muistutusviestien lähettämiseksi. Lähetämme lisäksi sähköpostiviestejä, joissa ilmoitamme uusista tutkimuksista.

 

Lisäksi tiettyjä erityisiä henkilötietoja pyydetään tutkimustarkoituksiin, jotta voidaan arvioida, vastaatko tiettyyn tutkimukseen hakemista koskevia vaatimuksia, ja jotta tutkimus voidaan myöhemmin toteuttaa kanssasi. Tutkimustarkoituksiin mahdollisesti pyydettäviä tietoja ovat henkilötiedot, jotka koskevat sukupuolta, ikää, etnistä alkuperää, koulutustasoa, lääkkeiden käyttöä, hedelmällisyyttä, pituutta ja painoa, alkoholinkäyttöä ja tupakointia sekä muita lääkinnällisiä ja/tai terveyteen liittyviä tietoja.

Jos rekisteröidyt tiettyyn tutkimukseen, joitakin edellä mainituista tiedoista, kuten terveyteesi liittyviä tietoja (erityiset henkilötiedot), pyydetään. Ilman näitä erityistietoja emme voi arvioida, sovellutko saatavilla oleviin tutkimuksiin. Erityisten henkilötietojen tyyppi ja määrä voivat vaihdella tutkimuksen mukaan, sillä keräämme ainoastaan kyseessä olevan tutkimuksen kannalta välttämättömät tiedot.

 

Pyydämme suostumustasi

Voimme käsitellä erityisiä henkilötietojasi vain, jos annat tähän suostumuksesi. Kun luot tilin, pyydämme sinulta näin ollen nimenomaista suostumusta edellä mainittuja tarkoituksia varten antamiesi (erityisten) henkilötietojen käsittelyyn. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa.

 

Kenen kanssa jaamme henkilötietosi?

Henkilötietosi voidaan antaa kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat tietojen käsittelyyn Link2Trialsin puolesta. Käytämme esimerkiksi ulkopuolista tahoa, joka tarjoaa henkilötietojen isännöintipalveluja. Kyseinen taho on sertifioitu lääkinnällisten tietojen tallentamista varten. Nämä tahot ovat tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja henkilötietojen käsittelijöitä.

 

Kun olet rekisteröitynyt tiettyyn tutkimukseen tai tiettyyn hankkeeseen, (erityiset) henkilötietosi voidaan jakaa tutkimuslaitoksille, jotka voivat ottaa sinuun yhteyttä tiettyyn tutkimukseen tai hankkeeseen osallistumisesta.

 

Varmistamme etukäteen, että kyseiset laitokset ovat tunnustettuja tutkimuslaitoksia, jotka noudattavat kansallista lainsäädäntöä ja määräyksiä. Periaatteessa henkilötietosi voidaan antaa ainoastaan asuinmaasi tutkimuslaitoksille.

 

Henkilötietojen suojaus

Suojaamme henkilötietojasi häviämiseltä tai muilta laittoman käsittelyn muodoilta asianmukaisten teknisten toimien avulla. Näillä toimilla varmistetaan käsittelemiemme tietojen kannalta asianmukainen turvallisuustaso. Takaamme, että tilillä käytetään turvallista/salattua SSL-yhteyttä. Lisäksi käytämme kaksivaiheista todennusta ja salaamme salasanasi.

 

Säilytysaika

Emme säilytä tietojasi pitempään kuin on välttämätöntä sen tarkoituksen kannalta, jota varten tiedot vastaanotettiin.

 

Periaatteessa henkilötietojasi säilytetään siihen asti, kunnes poistat tilisi. Kun poistat tilisi, henkilötiedot poistetaan viimeistään 72 tunnin kuluessa.

 

Jos olet rekisteröitynyt tiettyyn tutkimukseen mutta et ole luonut tiliä, antamiasi tietoja käytetään kyseiseen tutkimukseen liittyvää hakuprosessia varten. Tutkimuskohtaiset tietosi poistetaan 90 päivän kuluessa tutkimuksen päättymisestä.

 

Pyydämme inaktiivisten tilien haltijoita aktivoimaan tilinsä uudelleen sähköpostitse. Sellaisilla tileillä, jotka eivät ole olleet aktiivisia yli kymmeneen vuoteen, olevat henkilötiedot poistetaan tämän ajanjakson jälkeen.

 

Edellä mainittuja ajanjaksoja sovelletaan, ellei ole muita oikeudellisia velvoitteita, joiden mukaan meidän on säilytettävä tietoja tai pidettävä ne saatavilla pidempään.

 

Oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi sekä oikeus korjata henkilötietosi. Jos haluat tietää, mitä henkilötietojasi käsittelemme, lähetä kirjallinen rekisteröityjen tiedonsaantipyyntö (Data Subject Access Request, DSAR). Jos tietosi ovat virheellisiä, puutteellisia tai turhia, voit pyytää meitä kirjallisesti muuttamaan tai täydentämään tietojasi.

 

Jos olet antanut meille suostumuksesi tietojesi käsittelyyn, sinulla on aina oikeus perua suostumuksesi. Suostumuksen peruminen ei vaikuta suostumuksesi perusteella ennen perumista tehdyn käsittelyn laillisuuteen.

 

Sinulla on myös oikeus siihen, että henkilötietosi poistetaan, oikeus rajoittaa niiden käyttöä sekä oikeus vastustaa niiden käsittelyä. Lisäksi sinulla on oikeus siirtää tietosi tai saattaa ne siirrettävään muotoon (niin sanottu ”oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen”). Voit myös esittää tätä tarkoitusta varten kirjallisen pyynnön.

 

”Kirjallisella” tarkoitetaan tässä yhteydessä sähköpostia. Voit lähettää pyyntösi meille sähköpostitse osoitteeseen helpdesk@link2trials.com. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian, mutta aina kuitenkin neljän viikon kuluessa.

 

Sinulla on myös oikeus valittaa tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Mahdolliset valitukset voit toimittaa Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutetun virastoon.

 

Muutokset

Varaamme oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojailmoitukseen. Muutokset tulevat voimaan päivänä, joka on ilmoitettu niiden voimaantulopäiväksi.